Praca grupowa jest niezbędna w firmach szczególnie przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zorganizować pracę, sprawniej delegować zadania i w konsekwencji wykonać założenia projektu w ustalonym terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania raportów określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.